Prosedur Pelaksanaan Administrasi

Ada dua cara yang digunakan untuk melakukan kegiatan administrasi dan pencatatan, yaitu :

1. System pencatatan terus-menerus

Pada system pencatatan ini, semua kekayaan milik perusahaan dicatat secara kontinu (terus-menerus). Untuk tiap jenis barang dibuat perkiraan atau rekening kartu atau buku administrasi tersendiri

2. System pencatatan secara periodik

Pada system ini, kegiatan administrasi hanya diadakan setiap terjadi penerimaan uang atau piutang saja, tidak ada jurnal untuk mengurangi perkiraan atau rekening pembeliaan

Proses penataan dokumen-dokumen perusahaan yang sering digunakan adalah sebagai berikut:

1. Pemeriksaan atau penyortiran dokumen-dokumen

2. Pemberian kode pada masing-masing jenis dokumen

3. Penyimpanan dokumen-dokumen ditempat khusus secara terpisah

4. Membuat catalog atau pedoman sehingga pencarian dokumen lebih mudah dengan menelusuri kode-kode yang telah dibuat sebelumnya

5. Dokumen-dokumen yang telah disusun siap untuk dipergunakan sesuai kebutuhan

Pemeliharaan dan penyimpanan dokumen-dokumen perusahaan yang baik harus berdasarkan system kearsipan. System yang sering digunakan antara lain:

1. Sistem kronologis

Yaitu menata bundel-bundel dokumen perusahaan berdasarkan tangga surat masuk atau keluar

2. Sistem numerik

Yaitu menata bundel-bundel dokumen perusahaan berdasarkan nomor agenda dokumen yang masuk ata keluar

3. Sistem alamat partner

Yaitu menata bundel-bundel dokumen perusahaan berdasarkan nama perusahaan dimana dokumen tersebut dikirimkan atau dari mana dokumen tersebut diterima

4. Sistem subjek

Yaitu menata bundel-bundel dokumen perusahaan berdasarkan isi surat. Penataannya agak sulit, tetapi system ini merupakan sistem kearsipan yang terbaik. Syarat mutlak penggunaan kearsipan ini adalah dengan menggunakan pembuatan pola klasifikasi kearsipan

5. Sistem kartu kendali

Yaitu pengendalian atau pengurusan dokumen-dokumen yang masuk atau keluar. Sistem kartu kendali terbagi dalam lima kegiatan yaitu:

a. Penerimaan dokumen-dokumen masuk dan keluar

b. Mencatat dokumen –dokumen yang masuk dan keluar

c. Mengarahkan atau mengendalikan dokumen-dokumen

d. Penyampaian dokumen-dokumen ke pengolahan dokumen

e. Penyimpanan atau penataan arsip

Buku-buku administrasi dalam pengelola usaha dibagi menjadi Sembilan jenis, antara lain:

1. Buku pembelian

2. Buku penjualan

3. Buku voucher

4. Faktur, surat jalan, kuitansi, materai

5. Buku utang

6. Buku gudang

7. Buku tenaga kerja

8. Buku agenda

9. Buku produksi

Share This :