Mengelola Administrasi

Administrasi adalah suatu alat umum yang menggerakkan sekelompok manusia termasuk peralatan,perlengkapan dan fasilitas yang bekerja sama dalam su atu organisasi untuk mencapai tujuan.

Pengelolaan usaha dan kelengkapannya serta pemeliharaan buku-buku administrasi sangat penting untuk kegiatan dan pengembangan usaha. Oleh karena itu, penyelenggaraan buku-buku agar ditangani secara serius dan dikerjaan secara terus-menerus. Selanjutnya agar wirausaha berhasil mengelola usahanya maka ia harus memahami dan melaksanakan unsure-unsur bidang administrasi yang meliputi hal-hal berikut:

1. Pengorganisasian (organizing)

Pengorganisasian adalah serangkaian perbuatan untuk menyusun kerangka yang akan dijadikan wadah bagisemua kegiatan dalam usaha kerjasama unutk mencapai tujuan tertentu

2. Keuangan (financial)

Keuangan adalah serangakaian perbuatan unutk mengelola segi-segi keuangan usaha, terutama dalam hal perbelanjaan, pelaporan, dan pertanggungjawaban keuangan dalam usaha kerjasama

3. Manajemen (management)

Manajemen adalah serangkaian perbuatan yang berfungsi untuk merencanakan,mengorganisasikan,memimpin,menggerakkan dan mengawasi sekelompok orang yang dan mengarahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan usaha kerja sama yang telah ditentukan dapat dicapai dengan baik

4. Kepegawaian (personalia)

Kepegawaian adalah serangkaian perbuatan untuk mengatur dan mengurus tenaga kerja yang dibutuhkan dalam usaha kerja sama. Masalah ini dapat dilaksanakan sejak penerimaan (recruitment) sampai penggajian,promosi,mutasi,insentif,hukuman dan pensiunan

5. Perbekalan (logistic)

perbekalan adalah serangkaian perbuatan dengan mengadakan atau mengatur pemakaian,mendaftar dan memelihara perlengkapan dalam usaha kerjasama

6. Ketatausahaan (recording)

Ketatausahaan adalah serangkain perbuatan untuk menghimpun, mencatat,mengolah,menggandakan,menyimpan serta mengirim keterangan yang dibutuhkan dalam kerjasama

7. Tata hubungan (relationship)

Tata hubungan adalah serangakaian perbuatan untuk menyampaikan berita yang berupa informasi usaha,program dan gagasan baik secara lisan maupun tulisan kepada pihak lain yang sifatnya timbale balik dalam rangka kerja sama

8. Perwakilan atau humas (public relation)

Perwakilan atau humas adalah serangkain perbuatan unutk menciptakan hubungan baik yang didukung masyarakat sekelilingnya terhadap usaha kerjasama

Pengelolaan admiistrasi usaha harus diatur sedemikian rupa dengan menetapkan prosedur administrasi usaha. Prosedur administrasi usaha merupakan pedoman yang menunjukkan pemilihan cara bertindak dan berhubungan dengan kegiatan usaha. Di Dalam kegiatan administrasi usaha itu meliputi pencatatan-pencatatan berikut

1. Administrasi dalam usaha kecil

Dalam usaha kecil, administrasinya meliputi hal-hal berikut

a. Pencatatan produksi dan pengadaan barang diantaranya berikut:

1) Pencatatan produksi barang

2) Pencatatan produksi barang

3) Pencatatan pembelian barang dan pengarsipan faktur

4) Pengurusan retur dan klaim

5) Pembuatan surat pesanan atau order pembelian barang

b. Pencatatan produksi dan barang dagangan diantaranya sebagai berikut

1) Pencatatan produksi barang

2) Pencatatan retur dan klaim

3) Pencatatan penerimaan pesanan atau orde dari pelanggan

4) Pencatatan penerimaan pembayaran

5) Pencatatan persediaan barang

6) Pembuatan nota atau faktur

7) Pembuatan surat jalan pengiriman barang

8) Pelaksanaan penagih

2. Administrasi dalam usaha besar

Kegiatan administrasi dalam usaha besar antara lain sebagai berikut

1) Pencatatan produksi barang

2) Pencatatan pembayaran

3) Pencatatan retur dan klaim

4) Pencatatan penerimaan pesanan atau order barang

5) Pembuatan kuitansi pembayaran

6) Pembuatan nota pengeluaran barang dari gudang

7) Pembuatan faktur penjualan barang

8) Pembuatan nota pengeluaran barang dari gudang

9) Pembuatan surat jalan pengiriman barang

Disamping adanya peralatan dan perlengkapan perusahaan perlu mempersiapkan perangkatadministrasi berupa formulir,kartu atau buku unutk mencatat atau membuat dokumen diantaranya sebagai berikut:

1) Buku produksi

2) Buku penjualan

3) Buku penerimaan khas

4) Buku piutang

5) Buku voucher

6) Faktur penjualan

7) Kuitansi

8) Surat jalan dan sebagainya

Didalam suatu usaha, administrasinya dapat dilakukan sendiri atau dilakukan dalam suatu bagian dan dilengkapi dengan buku berikut:

1) Buku keuangan ‘

2) Buku pembelian tunai

3) Buku pembelian kredit

4) Buku utang

5) Buku pergudangan

6) Buku persediaan barang

7) Buku voucher

8) Buku kepegawaian

9) Buku pemasaran dan penjualan

Hal yang tidak kalah penting dalam pengelolaan administrasi adalah mengatur administrasi kantor. Mengapa administrasi kantor perlu diatur sedemikian rupa ? adminstrasi kantor sebaik-baiknya dengan tujuan sebagi berikut:

a. Memberikan kepuasan kepada pelangggan atau konsumen

b. Memberikan pekerjaaan tata usaha secara tertib dan cermat

c. Membantu perusahaan memelihara saingan

Adapun cara mengatur administrasi kantor adalah sebagai berikut

a. Memilih dan menempatkan alat-alat perkantoran secara baik dan tertib

b. Menyusun dan mengatur warkat-warkat

c. Merinci dan membeli administrasi kantordan perlengkapan lainnya

d. Mengatur tata ruang kantor berikut alat-alat administrasinya

e. Mengatur pesanan barang,faktor-faktor,berkas,catalog dan daftar harga

Sebenarnya mengatur administrasi kantor perusahaan merupakan fungsi dalam organisasi perusahaan yang bertaggung jawab dalam proses dan operasi pekerjaan administrasi kantor.

Adapun pengauran administrasi kantor diantaranya sebagai berikut

a. Pengaturan catatan warkat-warkat

b. Pengaturan catatan para pelanggan

c. Pengaturan catatan personalia

d. Pengaturan catatan pemasaran dan penjualan produk

e. Pengaturan catatan mesin-mesin dan peralatan kantor

f. Pengaturan catatan inventaris barang-barang dagangan

Dengan kata lain pengaturan administrasi kantor adalah sebagai beikut:

a. Penyimpanan, pemeliharaan dan pengembangan informasi

b. Penyediaan dan pemeliharaan peralatan kantor

c. Penggunan pengaturan dan pengarsipan dokumen-dokumen administrasi

Disamping adanya peralatan dan perlengkapan, perusahaan perlu mempersiapkan perangkat administrasi berupa formulir,kartu atau buku untuk mencatat atau membuat dokumen diantaranya sebagai berikut:

a. Buku produksi

b. Buku penjualan

c. Buku penerimaan khas

d. Buku piutang

e. Buku voucher

f. Faktur penjualan

g. Kuitansi

h. Surat jalan dan sebagainya

Didalam surat usah administrasinya dapat dilakukan sendiri atau dilakukan dalam suatu bagian dan dilengkapi dengan buku berikut.

a. Buku keuangan

b. Buku pembelian tunai

c. Buku pembelian kredit

d. Buku utang

e. Buku pergudangan

f. Buku persediaan barang

g. Buku voucher

h. Buku kepegawaian

i. Buku pemasaraan dan penjualan

Share This :