Persiapan Administrasi

Kegagalan sebuah usaha dapat diawali dari tidak adanya sistem administasi yang teratur, akurat, detail, dan rapi untuk dijadikan sebuah alat dalam melakukan analisa kinerja perusahaan dan bagian-bagiannya (departemen, fungsional, dan divisional)

 

1. Administrasi

Kata administrasi berasal dari kata bahasa latin, yaitu ad yang artinya intensif, dan ministare yang artinya adalah melayani, membatu, melengkapi, dan memenuhi. Kata administrasi yang sering digunakan dalam bahasa indonesia berasal dari bahasa belanda yaitu “ administratie” yang dalam bahasa inggris adalah “administration”. Menurut pendapat jhon M. P. Fiffer, administrasi adalah digunakan untuk sistem pencatatan, pengorganisasian , pengelompokan, dan penataan data dari sumber-sumber manusia untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

2.  Maksud Dan Tujuan Administrasi

Maksud dan tujuan dari diterapakan administrasi yang baik dan rapi adalah membantu kelancaran usaha dan pengelolaan perusahaan, khususnya dalam pencatatan dan pelaporan hasil usaha. Tujuan penting diterapkan administrsi yang baik adalah sebagai berikut :

a.    Mendapatkan informasi atas kegiatan usaha yang telah dilakukan oleh perusahaan.

b.    Mendapatkan data yang akurat dalam tujuan mengambil keputusan strategis (strategic decision making process) seperti keputusan pemodalan, keputusan investasi, keputusan efisien, dan keputasan penetapan harga .

c.    Penyusun program dalam rencana pengembangan usaha seperti waralaba (franchise) atau lisensi

d.    Mengetahui kinerja perusahaan dulu dan sekarang.

e.    Memperlancar proses-proses antar bagi dalam menjalakan pekerjaannya.

Adapun kegunaan utama dari catatan administrasi perusahaan adalah sebagai berikut :

a.      Administrasi digunakan sebagai alat bukti (catatanya)

b.      Administrasi digunakan sebagai alat manajemen (laporanya)

c.       Administrasi dibutuhkan sebagai penilian ( catatan dan laporannya)

3.      kegiatan administrasi

Kegiatan administrasi atau tata usaha meliputi seluruh pekerjaan pencatatan yang perlu dilakukan dalam perusahaan, antara lain :

a.      Menyelenggarakan pembukuan

b.      Membuat daftar gaji karyawan

c.       Mencatat penyenggaraan produksi

d.      Melakukan surat-menyurat kedalam dan keluar perusahaan

e.      Mencatatan pesanan-pesanan

f.        Melakukan pengarsipan dokumen

g.      Menyusun rencana anggaran perusahaan

4.      Jenis Pencatatan Dalam Administrasi

Sistem pencatatan administrasi harus disesuaikan dengan jenis usahanya, administrasi untuk berskala produksi dimulai proses permintaan dan penawaran bahan baku bunga proses pendistribusian, sedangkan untuk usaha yang tidak berskala produksi seperti usaha jasa, perdagangan dan kolsutan tidak ada pencatatan proses produksi. Sistem pencatatan dan administrasi untuk usaha yang berbasis produksi dapat digambarkan sebagai berikut :

a.      Pada Bagian Pembelian

Sistem administrasi dan pencatan yang harus diperhatikan pada bagian pembelian antara lain:

1.  Surat-menyurat (komersial)

2.  Letter of credit (latauc)

3.  Buku pembelian dan laporan pembelian

§  Buku pengiriman barang dari pemasok (delivery order) dan tanda terima barang.

1.  Order pembelian (purchasenorder)

2.  Catatan transaksi pembelian

b.      Pada Bagian Proses Produksi

Sistem administrasi yang harus diperhatikan oleh bagian produksi antara lain :

1.  Semua kegiatan selama proses produksi

2.  Pencatatan mutu hasil produksi

3.  Pembuatan surat jalan

4.  Pencatatan biaya-biaya selama produksi berlangsung.

c.       Pada Bagian Pemasaran Dan Penjualan

Sistem administrasi dan pencatatan yang dilakukan bagian pemasaran dan penjualan, antara lain :

1.  Hasil dari kegiatan pemasaran dan penjualan

2.  Data penjualan dicatat dalam buku piutang

§  Catatan dari seluruh proses pemasaran dan penjualan yang nantinya di catat kembali oleh akutansi untuk dihitung pendapatan

d.      Pada Bagian Keuangan

sistem pencatatan yang sering digunakan dalam manajemen keuangan biasanya terdiri dari dua jenis, antara lain :

1.  Sistem pencatatan secara continue ( terus-menerus)

2.  Sistem pencatatan secara periodic.

e.      Persiapan Surat-Menyurat

Sebagai media komunikasi dan informasi, surat memiliki beberapa fungsi, antara lain :

1. Sebagai alat pengingat

2. Sebagai pedoman

3. Sebagi duta organisasi

4. Sebagai alat bukti tertulis

5. Sebagai sarana promosi

6. Pengarsipan Dokumen

Kegiatan kearsipan merupakan salah satu kegiatan administrasi kantor yang sangat penting untuk dilakukan dalam sebuah usaha. Menurut George R. Terry, Ph.D dalam buku office managemenent and control, kearsipan adalah penetapan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik, sesuai dengan aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu . dengan demikian, semua dokumen perusahaan perlu disortir, dicatat, dan disimpan.

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pengarsipan dokumen, yaitu:

1.      Pemeriksaan atau penyortiran dokumen

2.      Pengkodean dokumen

3.      Penyimpan dokumen

4.      Pencarian dokumen

5.      Penemuan kembali dokumen.

6.      Menginventariskan Kekayan Perusahaan

Menginventariskan kekayaan perusahaan adalah mencatat apa saja harta yang dimilki perusahaan, baik yang berwujud maupun tidak berwujud. Kekayaan perlu dijaga dengan sebaik-baiknya.

Langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam memelihara investaris, antara lain :

·         Menyediakan ruang penyimpan khusus

·         Menyiapkan peralatan sesuai dengan tempatnya

·         Membuat kartu untuk perawatan

·         Menepatkan tenaga terampil dalam penanganan dan pemeliharaan, serta perawatan peralatan

·         Mengadakan pemeriksaan secara teratur

·         Menjaga kebersihan dan keamanan

·         Mengatur penerangan dan suhu ruangan

·         Membuat gudang yang baik untuk  menyimpan barang

·         Membuat pembukuan keuangan.

Share This :